Integritetspolicy | Utfallsfonden

Behandling av personuppgifter

1. Utfallsfondens behandling av personuppgifter i samband med investeringar

Utfallsfonden värnar om skyddet av dina enskilda rättigheter och dina personuppgifter. Vi vill med den här informationen delge dig hur vi behandlar dina personuppgifter i samband med att du och din organisation tar kontakt med Utfallsfonden för att söka investering eller finansiering, samt under tiden som Utfallsfonden är investerare i eller finansiär av i organisationen som du företräder. Vi vill även informera dig som är medfinansiär till, styrelseledamot i, eller anställd hos en organisation som Utfallsfonden har investerat i eller finansierat, att personuppgifter om dig kan komma att behandlas i samband med förvaltningen av organisationen.

I samband med din organisations (i fortsättningen organisationen) kontakter med Utfallsfonden kommer Utfallsfonden att behandla information om din organisation varav en del av informationen är personuppgifter.

1.1 Allmän information

1.1.1 Kontaktuppgifter

Personuppgiftsansvarig är Utfallsfonden Management AB, Norrsken House, Birger Jarlsgatan 57 C, 113 56 Stockholm, organisationsnummer 559408-5531. Har du frågor eller synpunkter på vår hantering av personuppgifter, kontakta oss via mejl på info@utfallsfonden.se

Om du anser att vi har behandlat dina personuppgifter i strid med gällande lagstiftning kan du kontakta Datainspektionen på telefon 08-657 61 00 eller via mejl datainspektionen@datainspektionen.se

1.1.2 Övergripande ändamål

De övergripande ändamålen med de insamlade uppgifterna är att de ska bidra till en god kommunikation mellan oss på Utfallsfonden och dig i din roll som organisationens företrädare, styrelseledamot och/eller medfinansiär samt bidra till att säkerställa att organisationen uppfyller de krav som Utfallsfonden har på de organisationer och företrädare som ansöker om kapital. Personuppgifter kan även komma att behövas för att betala ut det avtalade investeringsbelopp som Utfallsfonden och organisationen i ett avtal/kontrakt tillsammans har kommit överens om, samt i samband med att Utfallsfonden förvaltar denna investering.

Om du i din roll som företrädare för eller medfinansiär till organisationen inte har möjlighet att delge dina personuppgifter, har Utfallsfonden inte någon möjlighet att uppfylla sina rättsliga förpliktelser och därmed har Utfallsfonden inte någon möjlighet att investera i organisationen.

1.1.3 Dina rättigheter

Du har rätt att begära registerutdrag över vilka personuppgifter Utfallsfonden behandlar om dig, du har även rätt att begära att dina uppgifter rättas om det är så att du anser att de inte är korrekta. När det gäller önskemål om att personuppgifter ska raderas, kan du även begära detta såvida de inte utgör en nödvändig del av beslutsunderlag eller på annat sätt behövs för att Utfallsfonden ska kunna uppfylla sina rättsliga förpliktelser. Du har också rätt att begära begränsning av behandling i samband med att du har begärt rättelse/korrigering av eventuella felaktiga uppgifter och du har rätt att när som helst invända mot behandling av personuppgifter för direkt marknadsföring samt för behandling som grundar sig på intresseavvägning/berättigat intresse.

1.1.4 Automatiserade beslut

Utfallsfonden fattar inga automatiserade beslut i samband med att beslut om investering ska göras.

1.1.5 Lagring och gallring

Gallring av personuppgifter sker enligt gallringsplan, detta gäller både digital och pappersbunden informationshantering. Utfallsfonden sparar personuppgifter endast så länge det krävs för ändamålet eller i de fall lagstiftning stadgar särskild bevarandetid. När dina personuppgifter inte längre behövs kommer Utfallsfonden antingen att radera eller anonymisera dem.

1.2 Vilka personuppgifter behandlar Utfallsfonden om dig?

1.2.1 Personkategorier

Följande personuppgiftskategorier behandlar Utfallsfonden och som berör dig som:

• Företrädare för organisationen

• Vd

• Ägare

• Firmatecknare

• Styrelseledamot

• Medfinansiär – organisationsrepresentant

• Köpare

• Person med intresse av/för Utfallsfonden

• Mäklare / intermediär

1.2.2 Företrädare för organisationen

Identifierande data (namn, personnummer, bankid, kopia på firmatecknares id-handling) – erhålls av individ.

Kontaktuppgifter (telefonnummer, mejladress, adress) – erhålls av individ och av UC.

Uppgift om relation till juridisk person (roll i organisationen) – erhålls av individ/Bolagsverket.

Uppgifter om personer med anknytning till organisationen (namn och personnummer på huvudmän, firmatecknare, anställda och medfinansiärer) – erhålls av organisationens företrädare i samband med KYC, och i samband med propå/due diligence.

Ekonomiska data (lön) – erhålls av ägare.

Kreditupplysning (avseende firmatecknare, huvudmän, medfinansiär) – erhålls av UC.

Uppgifter i korrespondens (namn och roll på organisationens representanter kan förekomma i investerarens skriftliga dokumentation av kommunikationen – från mejl, möten, telefonsamtal) – erhålls av individ.

Uppgifter relaterade till kontraktshandlingen/-arna (all typ av information som är relaterad till avtalen, såsom fullmakter, säkerheter erhålls av individ.

1.2.3 Styrelseledamot

Identifierande data (namn, personnummer, bankid, kopia på id-handling) – erhålls av individ.

Kontaktuppgifter (telefonnummer, mejladress, adress) – erhålls av individ och av UC.

Uppgift om relation till juridisk person (roll i organisationen) – erhålls av individ/Bolagsverket.

Ekonomiska data (ev. ekonomisk ersättning) – erhålls av portföljbolaget.

Kreditupplysning (avseende firmatecknare, huvudmän, medfinansiär) – erhålls av UC.

Uppgifter i korrespondens (namn och roll kan förekomma i investerarens skriftliga dokumentation av kommunikationen – från mejl, möten, telefonsamtal) – erhålls av individ.

Uppgifter relaterade till kontraktshandlingen/-arna - erhålls av individ.

1.2.4 Företrädare för medfinansiär

Identifierande data (namn, personnummer, bankid, kopia på id-handling) – erhålls av individ.

Kontaktuppgifter (telefonnummer, mejladress, adress) – erhålls av individ och av UC.

Uppgift om relation till juridisk person (roll i organisationen) – erhålls av individ/Bolagsverket.

Ekonomiska data avseende person – erhålls av primärt av företrädare för portföljbolaget, kan även lämnas av individ.

Kreditupplysning (avseende firmatecknare, huvudmän, medfinansiär) – erhålls av UC.

Uppgifter i korrespondens (namn och roll kan förekomma i investerarens skriftliga dokumentation av kommunikationen – från mejl, möten, telefonsamtal) – erhålls av individ.

Uppgifter relaterade till kontraktshandlingen/-arna erhålls av individ.

1.2.5 Köpare
Identifierande data (namn, personnummer, bankid, kopia på id-handling) – erhålls av mäklare/köpare.

1.2.6 Person med intresse av/för Utfallsfonden

Identifierande data (namn) – erhålls av individ.

Kontaktuppgifter (telefonnummer, mejladress, adress) – erhålls av individ.

1.2.7 Mäklare / Intermediär

Identifierande data (namn) – erhålls av individ.

Kontaktuppgifter (telefonnummer, mejladress, adress) – erhålls av individ.

1.3 Källor till personuppgifterna

1.3.1 Från dig

Utfallsfonden samlar in uppgifter som du lämnar direkt till oss i din roll som företrädare för organisationen, eller som berör dig som anställd på organisationen men som inkommit till oss via företrädaren för organisationen. Detta gäller även för dig som är företrädare för medfinansiär.

Som ny företrädare för organisationen eller som ny medfinansiär ber Utfallsfonden dig t.ex. om identifierande data (id-handling i någon form, namn, personnummer), kontaktuppgifter samt din relation till den juridiska personen.

Under den tid som du och det organisationer/den medfinansiär du företräder har en relation med Utfallsfonden kan Utfallsfonden även komma att samla in information som du meddelar oss, genom t.ex. återkoppling eller annan interaktion i våra kanaler.

1.3.2 Från tredje part

Utfallsfonden kan även komma att få identifierande data, information om relation till juridisk person och kontaktuppgifter från din organisations medfinansiär, detta kan både ske i samband med att en ny relation startar mellan Utfallsfonden och organisationen du företräder, men också under befintlig relation mellan Utfallsfonden och din organisation.

Din organisation kan även ha fler företrädare förutom dig och de kan komma att lämna identifierande data och kontaktuppgifter om dig i din roll som företrädare för organisationen.

Utfallsfonden samlar även in uppgifter från publika eller andra externt tillgängliga källor:

Sanktionslistor från EU

Register som förs hos kreditupplysningsorganisationer och kommersiella informationsleverantörer av uppgifter om exempelvis verkliga huvudmän och personer i utsatt ställning.

1.4 Ändamålet med behandlingen

Utfallsfonden behandlar dina personuppgifter utifrån i förväg bestämda och specifika ändamål/syfte, såsom:

Kommunicera med dig som är organisationens företrädare.
För att Utfallsfonden ska kunna kommunicera med organisationen avseende organisationens propå och dess bilagor, måste Utfallsfonden ha kontaktuppgifter till den/de personer som företräder organisationen i organisationens kontakter med Utfallsfonden. För att Utfallsfonden ska kunna upprätthålla och ha en bra och fungerande kommunikation med dig och din organisation, behöver Utfallsfonden registrera och använda dina identifierande data och dina kontaktuppgifter. Utfallsfonden kommunicerar regelbundet med dig som är organisationens företrädare under hela investeringsprocessen, från det att din organisation har skickat in en propå till dess att Utfallsfonden har sålt sin andel i organisationen eller avslutat finansieringsavtalet.

Dokumentera kommunikationen med organisationens företrädare eller medfinansiärs företrädare.
För att ha möjlighet att kommunicera med organisationens och/eller medfinansiärs företrädare måste Utfallsfonden ha kontaktuppgifter för att kunna nå respektive företrädare. Kontakten och kommunikationen med företrädarna dokumenteras, vilket innebär att dokumentationen kan komma att innehålla personuppgifter. Kontakten och kommunikationen med företrädarna dokumenteras, vilket innebär att dokumentationen kan komma att innehålla personuppgifter. Syftet med dokumentationen är att dokumentera överenskommelser med organisationen, för att uppfylla rättsliga förpliktelser, fullgörande av avtal eller för att möjliggöra ett ingående av avtal, men också för att ge god kundvård/-bemötande/-service.

Efterleva rättsliga förpliktelser och verifiera identitet.
Det innebär att Utfallsfonden ska följa och efterleva gällande lag, vilket innebär följande behandlingar:

Genomföra aktiviteter relaterat till due diligence av organisationen
Förhindra, upptäcka, undersöka och rapportera potentiell penningtvätt eller finansiering av terrorism.
Undersöka och rapportera om organisationen/organisationens företrädare är föremål för finansiella sanktioner eller om organisationens företrädare är en person i politisk utsatt ställning. Detta gäller även för medfinansiär och medfinansiärs/företrädare, samt köpare av Utfallsfondens aktier.
Verifiera identitet baserat på fullgörande av avtal, samt för att uppfylla lagstiftningen kring penningtvätt och finansiering av terrorism, samt dataskyddsförordningen.
Vidta åtgärder på organisationens företrädares begäran före ingående av avtal.
Efterleva rättsliga förpliktelser såsom bokföringslagen, förvaltningslagen, dataskyddslagen m.fl.
Hantera intresseanmälningar – Utfallsfonden mottar och hanterar spontana intresseanmälningar som avser möjlighet att få kontakt med Utfallsfonden och få veta mer om Utfallsfonden kan hjälpa och stödja den part som har skickat in intresseanmälan. För att kunna hantera dessa intresseanmälningar och för att ha en god kommunikation med den som skickat in uppgifter behandlar Utfallsfonden personuppgifter i form av identifieringsuppgifter och kontaktuppgifter. Dessa personuppgifter har lämnats av individen själv.
Ta emot och bedöma propåer – för att avgöra om ett investeringsunderlag (propå) uppfyller de kriterier för att investering ska vara möjlig tar Utfallsfonden del av dokumentation där identifieringsuppgifter och kontaktuppgifter kan förekomma.
Genomföra investerings- och riskbedömningar (due diligence), för att kunna genomföra due diligence begär Utfallsfonden kreditupplysning hos ett kreditupplysningsorganisationer (kreditupplysningsorganisationen är personuppgiftsansvarig för sin egen behandling). Kreditupplysningen görs med hjälp av identifierande data, både avseende organisationens företrädare och organisationen själv. Denna kreditupplysning är en del i arbetet med att kunna genomföra en korrekt investerings- och riskbedömning, och den är en komponent i det beslutsunderlag som Utfallsfonden tar fram för att kunna fatta beslut om investering ska göras eller ej.

När Utfallsfonden begär in och behandlar medfinansiärs/medfinansiärs företrädares finansiella status, begär Utfallsfonden detta direkt från medfinansiären/medfinansiärens företrädare. Denna information kan komma att innehålla personuppgifter i form av identifierande uppgifter, finansiella data och kontaktuppgifter. Uppgifterna är en delmängd i det underlag som ligger till grund för riskbedömningen av organisationen.

För att kunna bedöma organisationens och ägarnas ekonomiska status begärs ekonomiska data in från organisationens företrädare, även denna information är en delmängd i det underlag som ligger till grund för riskbedömningen.

Dessa ovanstående stycken är en del i det beredande arbetet med syftet att ingå ett avtal med organisationen men också Utfallsfondens berättigande intressen för en sund riskhantering och bolagsstyrning.

Ge ett gott stöd och stärka organisationens teammedlemmar. För att Utfallsfonden ska kunna ge ett bra stöd till organisationen och betona organisationens teammedlemmars styrkor och stärka dem ytterligare, analyserar vi på Utfallsfonden tillsammans med teamet från organisationen, teamets styrkor och svagheter.
Skapa beslutsunderlag och förhandla avtal – i samband med att beslut ska fattas om en investering ska göras eller inte, kan det i beslutsunderlaget förekomma identifierande data, kontaktuppgifter till företrädare för organisationen, liksom ekonomiska data kopplad till individ. I själva avtalshandlingarna framkommer identifierande data gällande firmatecknare.
Fullgöra avtalsskyldigheten (själva investeringen, registrera innehav i aktieboken) – när investeringsbeloppet ska betalas ut förekommer identifierande data samt kontaktuppgifter i utbetalningsunderlaget, eventuellt även identifierande data i samband med att ägarskap registreras i aktieboken.
Samarbeta med medfinansiärer – Utfallsfonden investerar alltid tillsammans med andra finansiärer, vilket innebär att identitetsuppgifter och kontaktuppgifter rörande affärsänglar, företrädare för medfinansiärer används för att kommunicera och vårda relationen. Kommunikationen med affärsänglar och företrädare för medfinansiärer kan komma att dokumenteras och i denna dokumentation kan identitets- och kontaktuppgifter förekomma.
Rekrytera styrelseledamot till organisationen – rekryteringen innebär att ansökande individs CV, identifierande uppgifter samt kontaktuppgifter behandlas. Syftet är att hitta rätt styrelseledamot som kan leda, styra och råda det specifika organisationen mot organisationens mål och vision.
Genomföra styrelsearbete – i organisationens styrelsearbete delas information och dokumentation mellan styrelseledamöterna. I dokumentationen kan identifierings- och kontaktuppgifter förekomma. Kontaktuppgifter används även för att upprätthålla god kommunikation inom organisationens styrelse samt mellan styrelse och organisationer.
Skapa nätverksmöjligheter – i syfte att stärka organisationen hjälper Utfallsfonden till med att skapa nätverksmöjligheter för organisationen, detta innebär ett utbyte av identifieringsuppgifter mellan nätverkspartners och företrädarna för organisationen.
Förvalta ägarskapet eller finansieringen– för att förvalta ägarskapet eller finansieringen krävs att kommunikation och dialog sker mellan ägarna. Analys och värdering av organisationen genomförs kontinuerligt, samt uppdateringar av ägarlistan. I detta arbete förekommer identifierande uppgifter liksom kontaktuppgifter, både i kommunikationen och dokumentationen.
Sälja innehav – i samband med att Utfallsfonden säljer sina aktier, eller delar av aktieposten, i organisationen, uppdateras aktieboken, kommunikation med mäklare görs och försäljning sker. I detta arbete kan identifierande uppgifter förekomma gällande köpare och/eller mäklare, samt eventuellt mäklarens kontaktuppgifter.
Vårda och hantera kundrelationen – För att hjälpa organisationen att växa och nå sina tillväxtmål kan Utfallsfonden under den tid som Utfallsfonden och organisationen har en relation komma att identifiera ytterligare möjligheter till att hjälpa organisationen till ökad tillväxt och kan därför under dessa omständigheter kontakta organisationens företrädare för att diskutera dessa ytterligare möjligheter.
Identifierande data som kontaktuppgifter kan komma att behandlas i samband med marknadsföring, kund-, marknads- och tjänsteanalyser (undersöka kundnöjdhet) i syfte att förbättra befintlig relation med din organisation och framtida relationer med andra organisationer. Denna hantering sker utifrån ett berättigat intresse och samtycke när det gäller nyhetsbrev.
Ständigt förbättra verksamheten och Utfallsfondens erbjudanden/produkter/tjänster till din organisation. Ändamålet är i dessa fall att anpassa Utfallsfondens tjänster till att möta sam- och framtiden, samt organisationernas behov av att få växa. Detta innebär att personuppgifterna kan komma att ingå i arbetet med att utveckla och testa processer, affären och systemen.

1.5 Vilka rättsliga grunder har Utfallsfonden för att behandla dina personuppgifter?

1.5.1 Samtycke

Ditt särskilda och frivilliga samtycke. Om Utfallsfonden förlitar sig på ditt samtycke som juridisk grund för behandlingen av dina personuppgifter, kan du ta tillbaka ditt samtycke när som helst. Samtycke ger du när du tackar ja till att få marknadsföring och /eller nyhetsbrev från Utfallsfonden.

Du kan när som helst återta ditt samtycke genom att kontakta Utfallsfonden.

1.5.2 Avtal

Om Utfallsfondens behandling är nödvändig för att verkställa ett avtal mellan Utfallsfonden och den organisation som du företräder, eller om det är så att behandlingen är nödvändig för att ingå sådant avtal.

1.5.3 Rättslig skyldighet

Utfallsfonden kan ha en rättslig skyldighet att behandla dina personuppgifter, i dessa fall är behandlingen nödvändig på grund av annan lagstiftning. Utfallsfonden har också, förutom ett berättigat intresse, en rättslig förpliktelse enligt lagstiftning rörande penningtvätt och finansiering av terrorism att veta vem som Utfallsfonden ingår affärsförbindelse med.

1.5.4 Berättigat intresse (intresseavvägning)

För personuppgifter som avser dig som är företrädare för organisationen eller är företrädare för medfinansiär baserar Utfallsfonden sin personuppgiftsbehandling på den lagliga grunden berättigat intresse. Utfallsfonden bedömer att dina grundläggande rättigheter och friheter inte väger tyngre än Utfallsfondens berättigade intresse av att ingå och fullgöra avtal med det organisationer eller den medfinansiär som du företräder.

Utfallsfonden bearbetar även intresseanmälningar inkomna till Utfallsfonden med den lagliga grunden berättigat intresse, utifrån ståndpunkten att individen helt frivilligt har delgett oss sina personuppgifter.

Utfallsfonden investerar i och finansierar i organisationer med potential att minska och lösa sociala samhällsproblem. Utfallsfondens mål är att skapa en långsiktig relation med respektive organisation samt en hållbar tillväxt både för din organisation och för Sverige. Utfallsfonden anser därför att det finns ett berättigat intresse som väger tyngre än individens grundläggande fri- och rättigheter, när det gäller att hantera organisationens företrädares personuppgifter för att förbättra Utfallsfondens verksamhet.

1.6 Vem behandlar personuppgifterna?

1.6.1 Inom Utfallsfonden

Inom Utfallsfonden är det bara de som behöver personuppgifterna för att utöva ovan nämnda behandlingar som har rätt att ta del av dem.

1.6.2 Till tredje part

När personuppgifter lämnas ut för behandling för Utfallsfondens räkning görs det enligt särskilt avtal med sekretessåtagande, samt regleras genom personuppgiftsbiträdesavtal.

Utfallsfonden kan komma att lämna personuppgifter till tredje part i de fall då det finns en rättslig och/eller avtalsrättslig grund.

Följande kan komma att ta emot dina personuppgifter och behandla dessa:

• Kreditupplysningsorganisationer

• Medfinansiär

Dina personuppgifter kommer inte att säljas eller bytas ut till tredje man.